Excelやスプレッドシートを共有する前に確認したい「非表示シート」

ExcelやGoogleスプレッドシートを共有するとき、画面に見えている表だけを確認して、そのまま送っていないでしょうか。

表面上はきれいに整理できていても、非表示にしたシートへ作業用のメモや個人情報が残っていることがあります。今回は、表ファイルを共有する前に確認したい「見えない場所」について解説します。

非表示にしても、情報が削除されるわけではない

ExcelやGoogleスプレッドシートには、不要なシートを画面から隠す「非表示」という機能があります。

一時的に表示を整理したいときには便利ですが、非表示にしたシートの内容が削除されるわけではありません。

イメージとしては、ノートの表紙だけを見せたつもりでも、後ろのページまで一緒に渡している状態です。普段は見えなくても、ノートそのものを渡せば、後ろのページを開かれる可能性があります。

通常のExcelファイルでは、非表示にしたシートを「再表示」できます。Microsoftの公式サポートでも、シートタブを右クリックし、「再表示」から隠れているシートを表示する方法が案内されています。Microsoft Support

Googleスプレッドシートでも、非表示は保護と同じではありません。編集者は非表示シートを再表示でき、閲覧者もファイルをコピーした場合には再表示できると案内されています。Google Docs Editors Help

つまり、「自分の画面に見えていないから、相手にも見えない」とは限りません。

作業中に一時的なシートを作り、完成後に非表示にすることはよくあります。たとえば、次のような内容です。

非表示にしたことを忘れ、そのまま社外や別部署へ共有すると、消したつもりの情報がファイル内に残ってしまいます。

共有前の確認は、一つに絞ると続けやすくなります。

「このファイルに非表示シートはないか」

Excelでは、表示されているシートのタブを右クリックし、「再表示」が選べるか確認します。「再表示」が利用できる場合は、通常、隠れているシートがあります。

Googleスプレッドシートでは、「表示」メニューから非表示シートの有無を確認できます。

非表示シートが見つかったら、共有前に中身を確認しましょう。不要な情報が入っている場合は、非表示に戻すだけではなく、削除するか、共有用の別ファイルへ必要な内容だけを移す方法が安心です。

非表示機能は、画面を整理するための機能です。見られたくない情報を安全に保管する仕組みとして使うものではありません。

共有相手や権限、ファイル形式によって操作方法は異なりますが、重要なのは「見えていない」と「入っていない」を分けて考えることです。

表ファイルを共有するときは、画面に見えているシートだけでなく、非表示シートの有無も確認しましょう。

覚えておきたい判断基準は、次の一文です。

非表示は、削除ではない。

まずは次にExcelやスプレッドシートを共有するとき、送信前にシート一覧を一度確認してみてください。小さな確認で、見えない場所に残った情報の共有を防ぎやすくなります。