仕事でAIを使う場面が増えると、「このメール、AIに要約してもらえば早いかも」と思うことがありますよね。
文章の整理や要約にAIを使うのは、とても便利です。

ただし、仕事のメールをそのまま貼り付ける前に、少しだけ確認したいことがあります。
今回は、AIを安心して使うための「貼る前の3秒ルール」を紹介します。

AIに貼る前に、一度だけ止まる

AIは、長い文章を要約したり、分かりやすく言い換えたりするのが得意です。
そのため、仕事のメールや資料をAIに入れて、内容を整理したくなる場面も多いと思います。

ただ、仕事の文章には、思った以上に大事な情報が含まれています。

たとえば、次のような情報です。

• 氏名
• 会社名
• 案件名
• 金額
• 未公開の情報

これらが入った文章を、そのままAIに貼るのは注意が必要です。

要約だけでも注意が必要

「ただ要約してもらうだけだから大丈夫」と思うかもしれません。

ですが、AIに入力する文章には、顧客名や案件内容、見積金額などが含まれていることがあります。
便利さを優先しすぎると、気づかないうちに扱いに注意が必要な情報まで入力してしまうことがあります。

大切なのは、AIを使わないことではありません。
AIに渡す前に、情報を整えることです。

具体例：そのまま貼らずに、ぼかしてから使う

たとえば、次のような文章があったとします。

「株式会社Aの田中さんに、300万円の見積もりを提案する」

この文章をそのままAIに貼るのではなく、次のように置き換えます。

「取引先の担当者に、見積もりを提案する」

このように、個人名や会社名、具体的な金額をぼかしてからAIに渡すだけで、かなり扱いやすくなります。

専門的には「匿名化」と呼ばれることもありますが、難しく考えすぎなくて大丈夫です。
まずは「誰の話か」「どこの会社か」「いくらなのか」が分かる情報を外す、と考えると分かりやすいです。

AI活用は、入力前の準備もスキル

AIを使う力というと、プロンプトの書き方や便利なツールの使い方を思い浮かべる人が多いかもしれません。

でも実は、AIに何を渡してよいか判断する力も大切です。
入力する情報を整えられる人は、AIを便利に使いながら、周りからも信頼されやすくなります。

AIが悪いのではなく、渡し方の問題です。
だからこそ、使う前の小さな確認が大事になります。

まず確認したい4つのポイント

AIに仕事の文章を貼る前に、次の4つを3秒だけ確認してみてください。

• 氏名が入っていないか
• 社名が入っていないか
• 金額が入っていないか
• 未公開情報が入っていないか

もし入っていたら、削除するか、別の表現に置き換えてからAIに渡します。

また、会社や学校などでAI利用ルールが決まっている場合は、そのルールを最優先にしてください。

まとめ

AIは、仕事の効率化にとても役立つ道具です。
ただし、仕事メールや資料をそのまま貼る前には、氏名・社名・金額・未公開情報が入っていないか確認する習慣をつけておくと安心です。

まずは今日から、AIに文章を貼る前に3秒だけ止まってみてください。
その小さな確認も、AI時代に大切な仕事のスキルです。