会議資料をAIに要約してもらうと、準備の時間を減らせて便利です。ただ、「この資料だけを使って」と頼んだつもりでも、連携先のフォルダや追加した参照元に別の資料が含まれていないか、気になることはありませんか。AIに依頼する前に、どのファイルやフォルダが対象になっているか確認する習慣をつけましょう。
「資料を渡す」ときは、対象範囲も確認する
たとえば、会議資料だけを使って要約を作りたいとします。必要なファイルを選んだつもりでも、フォルダごと参照元に指定していたり、連携アプリが自分のアクセス権に基づいて情報を検索したりする場合があります。
その場合、依頼に関係する資料だけを使っているか、回答を作る前に確認することが大切です。AIが必ずフォルダ内のすべてを読むという意味ではありません。実際に参照できる範囲は、サービスの機能、指定した参照元、アカウントの権限や管理者設定によって異なります。
ファイルを指定できる機能もある
サービスによって方法は異なりますが、使いたい資料を選んでAIの参照元にする機能があります。
- ChatGPTでは、利用環境に応じてファイルを会話に追加したり、Google Driveのファイルやフォルダを選んで作業したりできます。ChatGPTのファイル・Google Drive利用方法
- Claudeでは、プロジェクトの知識に必要な文書などを追加し、そのプロジェクト内の会話で使えます。Claude Projectsの使い方
- Microsoft 365 Copilotのノートブックでは、個別ファイルやフォルダなどを参照元に追加できます。追加した参照元のうち、利用者がアクセス権を持つ内容が使われます。Copilotノートブックに参照元を追加する方法
- Google WorkspaceのGeminiは、基本的に利用者と同じWorkspaceデータへのアクセス範囲に従い、管理者やファイル所有者の設定で制限される場合があります。GeminiのWorkspaceデータへのアクセス制御
機能の有無や操作手順は、プラン、画面、地域、組織の設定によって変わることがあります。使うときは、現在の画面に表示されている参照元や権限を確認してください。
依頼前に見るのは「今回の対象」
AIへ資料を依頼するときは、対象となるファイルやフォルダの一覧を見て、今回必要な資料だけが含まれているか確かめます。
たとえば会議資料の要約なら、関連する議事録や補足資料は対象に含め、別案件のフォルダが意図せず加わっていないかを確認します。フォルダを指定した場合は、フォルダ内のどの資料まで参照対象になるのかも見ておきましょう。
AIに接続したアカウントが持つ権限と、今回の依頼で使わせる資料の範囲は、同じとは限りません。アカウントでアクセスできる資料が多いほど、依頼時の参照元を確認する意味があります。
まとめ
AIに資料を読ませる前に、今回の依頼に必要なファイルやフォルダだけが対象に入っているかを確認しましょう。サービスごとに選び方は違いますが、「参照元の一覧を見る」という一手は、どのツールを使うときにも役立ちます。
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