AIに取引先へのメールを作ってもらえたら、作業がぐっと楽になりますよね。一方で、似た名前の会社や担当者が宛先に選ばれていたら、気づかず送ってしまう心配もあります。AIに任せる範囲を決め、送信前に人が確認する習慣をつけましょう。
AIが作ったメールも、送信前に確認を
AIはメールの下書きや宛先の候補を用意できますが、内容がいつも正しいとは限りません。似た名前の会社や担当者を選んだり、以前のやりとりに出てきた情報を本文に残したりする可能性があります。
特に、社外へのメールは、宛先を間違えると意図しない相手に情報が伝わってしまうことがあります。送信操作までAIに任せる場合でも、最後に内容を確認する手順を設けておくと安心です。
まず宛先のメールアドレスを確認する
表示名だけでは、同じ名前の担当者や似た名前の会社を区別しにくいことがあります。宛先欄を開き、表示名だけでなくメールアドレスまで確認しましょう。
- 送信先の会社や担当者は正しいか
- メールアドレスに入力間違いがないか
- CCやBCCに、意図しない相手が入っていないか
以前のメールに返信するときも、宛先がそのままでよいかを見直すことが大切です。
次に本文を確認する
宛先が正しくても、本文に別の相手の名前や社内向けの情報が残っていると、思わぬ誤解や情報漏えいにつながることがあります。送信前に、次の点をチェックしましょう。
- 相手の名前や会社名が正しいか
- 社内向けのメモや別の人の情報が残っていないか
- 添付ファイルも含め、相手に共有してよい内容か
急いでいると確認を飛ばしがちです。毎回同じ順番で見るようにすると、短時間でもチェックを続けやすくなります。
AIには下書きまで、送信は自分で
AIにメールの作成を任せると、文章を考える時間を減らせます。そこから先の宛先確認や送信まで自動化するかどうかは、メールの内容や業務のルールに合わせて決めましょう。
まずは「宛先、次に本文」の順で確認し、最後の送信操作を自分で行う方法が取り入れやすい対策です。
まとめ
AIが作ったメールも、送る前に人の目で確認しましょう。宛先欄を開いてメールアドレスを確かめ、そのあと本文や添付ファイルを見直します。
まずは次のメールから、「宛先、次に本文」の順で確認する習慣を始めてみてください。
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