AIに社内マニュアルを読ませて、申請方法や作業手順を質問する。便利な使い方ですが、返ってきた回答が古い手順だったことはないでしょうか。
この場合、AIだけに原因があるとは限りません。読み込ませた資料の中に、古い版のマニュアルが混ざっている可能性があります。
資料は多いほど正確になるとは限らない
AIへ情報を渡すとき、「関連資料は多いほうが正確に答えてくれそう」と考えがちです。
しかし、新旧のマニュアルを一緒に渡すと、内容が食い違うことがあります。どの資料を優先すべきか明確でなければ、AIが古い手順を回答へ反映する可能性があります。
大切なのは、資料の量を増やすことではありません。現在も有効な情報だけを渡すことです。
古いマニュアルが混ざると手戻りが起きる
例えば、社内の申請方法が更新されていたとします。
最新版では申請先や入力項目が変わっているのに、以前のマニュアルもAIへ渡してしまうと、廃止済みの申請先を案内されるかもしれません。
その回答を確認せずに同僚へ伝えると、申請が差し戻され、調べ直しや再提出が必要になります。AIで時間を短縮するつもりが、かえって手戻りを増やす結果になりかねません。
AIへ渡す前に更新日と版数を見る
こうした失敗を減らす判断基準はシンプルです。
「AIへ渡す資料を最新版だけに絞る」
資料を貼り付けたりアップロードしたりする前に、次の点を確認します。
- 更新日はいつか
- 版数は最新か
- 古い版が一緒に選ばれていないか
- 現在も使われている手順か
複数の資料が必要な場合は、どれが最新版なのかを明示する方法もあります。ただし、古い資料が不要なら、最初から除外したほうが分かりやすくなります。
AIの回答は入力した資料にも左右される
AIが自信のある表現で答えていても、その内容が最新とは限りません。
AIは、渡された資料を手掛かりに回答します。その中に古い情報が含まれていれば、回答にも古い内容が混ざる可能性があります。
回答がおかしいと感じたときは、AIの性能や質問文だけでなく、元の資料も確認してみましょう。
「AIが間違えた」のではなく、「古い資料を読ませていた」というケースもあります。
まとめ
AIに社内マニュアルを読ませるときは、資料の量よりも新しさが重要です。
古い版が混ざると、廃止済みの手順を案内され、差し戻しや再提出につながる可能性があります。
まずは資料をAIへ渡す前に、更新日か版数を一度確認してみてください。最新版だけに絞る小さな習慣が、余計な手戻りの防止につながります。
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