AIに手順書を作ってもらったのに、実際に操作すると「書かれているボタンが見つからない」。そんな経験はありませんか？
文章として正しく見える手順書でも、利用者の権限や作業環境が違えば、そのまま使えるとは限りません。今回は、AIが作った手順書を現場で使える内容に近づける方法を紹介します。
AIの手順書どおりに操作できないのはなぜ？
例えば、AIが作った手順書に次のような説明があったとします。
設定画面を開き、このボタンを押してください。
ところが、自分の画面にはそのボタンが表示されていません。
この場合、AIの説明が完全に間違っているとは限りません。次のような違いが原因になっている可能性があります。
- 管理者と一般ユーザーで操作権限が異なる
- 会社や部署によって設定が違う
- 利用している製品やアプリのバージョンが違う
- 事前設定や準備が終わっていない
AIは一般的な情報をもとに手順を整理できますが、利用者ごとの権限や会社固有の環境まで把握しているとは限りません。
手順書に追加したい3つの項目
AIに手順書を作ってもらうときは、操作方法だけでなく、次の3項目も追加してもらいましょう。
1. 必要な権限
その操作を実行できるユーザーを明記します。
例えば、「管理者権限が必要」「一般ユーザーでも操作可能」と書かれていれば、ボタンが表示されない原因を切り分けやすくなります。
2. 前提条件
操作を始める前に必要な準備です。
対象のアプリがインストールされているか、初期設定が終わっているか、必要なアカウントが用意されているかなどを確認します。
3. 失敗したときの戻り先
操作に失敗したとき、どこまで戻ればよいのかも重要です。
「直前の設定へ戻す」「変更前の値に戻す」「管理者へ連絡する」などが書かれていれば、問題が起きても落ち着いて対応できます。
AIへの依頼文を少し変えてみる
手順書を作ってもらった後、AIへ次のように依頼してみましょう。
この手順に必要な権限、前提条件、失敗したときの戻り先を追加してください。
可能であれば、自分の環境も一緒に伝えます。
- 利用している製品やアプリ
- OSやバージョン
- 管理者か一般ユーザーか
- 会社独自の制限の有無
- どの画面で止まっているか
ただし、パスワードや顧客情報などの機密情報は入力しないように注意してください。
AIが作った後は人が現場で確認する
AIは手順書のたたき台を作る作業に向いています。しかし、完成した文章が実際の画面や権限と合っているかは、人による確認が必要です。
できれば、作成者と同じ権限だけでなく、実際に手順書を使う人の権限でも試してみましょう。一般ユーザー向けの手順書なら、一般ユーザーの画面で最後まで操作できるかを確認します。
大切なのは、AIが作った文章を「きれいだから完成」と判断しないことです。現場で最後まで操作できて、初めて使える手順書になります。
まとめ
AIが作った手順書は、そのままでは権限や環境の違いに対応できない場合があります。
まずはAIに、次の3項目を追加してもらいましょう。
- 必要な権限
- 操作前の前提条件
- 失敗したときの戻り先
手順書のたたき台はAIに作ってもらい、現場で本当に使えるかは人が確認する。この役割分担を意識すると、AIを活用しながら実用的な手順書を作りやすくなります。
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