時間をかけて調べたのに、報告すると「で、次はどうする？」と聞かれてしまう。そんな経験はありませんか。調査そのものに価値がないわけではありません。調べたことを相手が判断できる形に整理すると、仕事の次の一歩につながります。
調べた内容だけでは、相手が動けないことがある
「原因を調べました」「仕様を確認しました」という報告は、調査の結果を伝えています。ただ、それだけでは聞いた人が次に何を決めたり、誰が何をしたりすればよいのか分からない場合があります。
たとえば、システムの一覧表示が遅い原因を調べて、毎回データを読み直していると分かったとします。原因の説明だけで終わると、相手は「その情報を受けて、どう判断すればいいのか」と迷ってしまうかもしれません。
報告に「分かったこと・影響・次の一手」を添える
調査結果は、次の3点に分けると伝わりやすくなります。
- 分かったこと： 何を確認し、何が分かったのか
- 影響： それによって何が起きているのか
- 次の一手： 次に何を試すか、相手に何を判断してほしいか
先ほどの例なら、次のように伝えられます。
一覧表示のたびにデータを読み直しています。キャッシュを使うと改善する可能性があるため、まず検証環境で試してよいでしょうか。
「キャッシュ」は、一度取得したデータを一時的に保存して、次回以降の読み込みを速くする仕組みです。ただし、効果があるかはシステムによって異なります。ここでは、改善すると決めつけず、検証してから判断する形にしています。
「次の一手」は、相談や確認でもよい
次の一手は、必ず自分だけで実行できる作業とは限りません。影響が大きい変更なら、先に確認を取ることも大切です。
「この方法で進めてよいですか」「まず検証環境で確かめてもよいですか」のように、次に必要な判断を相手へ具体的に尋ねると、調査結果をチームの行動につなげやすくなります。
まとめ
調査の報告では、調べた内容だけで終わらせず、「分かったこと・影響・次の一手」を添えてみましょう。まずは次の報告で、相手に何を判断してほしいのかを一文加えるところから始められます。
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