AIに報告書を作ってもらえば、作成時間は短くなります。ところが、提出前に文章や数字を何度も見直し、かえって時間がかかることもあります。確認する場所を決めていないと、どこまで見れば安心できるのか分からなくなりがちです。
AIで作った資料も、提出前の確認は必要
AIが作った文章は、そのまま提出できるとは限りません。元資料との食い違いや数字の誤り、提出相手が知りたいこととのずれが残っている可能性があります。
だからといって、毎回すべてを最初から読み直すと、確認に時間を取られてしまいます。大切なのは、資料の目的に合わせて見る順番を決めることです。
報告書は「結論・数字・相手の疑問」の順で確認する
提出前の確認では、次の3点を順に見ていきます。
- 結論が元資料と合っているか
報告書で一番伝えたい内容が、元資料の情報から正しく導かれているか確認します。 - 数字の根拠があるか
数値が元資料のどの部分に基づいているか、根拠をたどります。 - 提出相手が知りたい答えになっているか
読み手が判断したいことや知りたいことに、資料が答えているか見直します。
この順番なら、細かな言い回しを直す前に、内容の重要な部分から確認できます。
AIに頼む前に、確認する3点を決めておく
確認のたびに「ほかにも見るべきところがあるのでは」と迷うなら、AIに作成を頼む前に確認項目を決めておきましょう。
たとえば報告書なら、「結論」「数字」「相手の疑問」を確認すると決めておきます。資料の目的によって項目は変わりますが、最初に見る場所を決めることで、漠然と読み返す時間を抑えやすくなります。
まとめ
AIで資料を作る時間が短くなっても、提出前の確認に時間がかかることがあります。報告書なら「結論・数字・相手の疑問」の順に確認し、AIに頼む前に見るポイントを決めておきましょう。
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