AIを使うと、顧客や取引先への返信メールを短時間で整えられます。文章も丁寧なので、そのまま送ってよいように見えることもあるでしょう。
しかし、AIが作った返信には、自分では決めていない期限や対応内容が紛れ込むことがあります。送信前に確認したいのは、文章の丁寧さだけではありません。
丁寧な文章でも、内容が正しいとは限らない
生成AIは、依頼された内容に合わせて自然な文章を作るのが得意です。一方で、社内の進捗状況や担当者の予定まで正確に把握しているとは限りません。
そのため、AIが文章を自然に整える過程で、次のような表現を加えることがあります。
本日中に対応いたします。
一見すると、迅速で丁寧な返信です。しかし、社内で対応可能か確認していない段階で送れば、顧客に対する約束になります。
予定どおりに対応できなければ、謝罪や日程の再調整が必要です。返信時間を短縮できても、その後の仕事が増えてしまう可能性があります。
送信前に「確認していないことを約束していないか」を見る
AIが作った返信を最初から最後まで細かく疑う必要はありません。まずは、社内で確認していないことを約束していないか見てみましょう。
特に注意したいのは、次のような表現です。
- 「本日中に対応します」
- 「必ず改善します」
- 「問題なく実施できます」
- 「〇日までに完了します」
期限や結果を言い切る表現があったら、本当に対応できるのか確認します。
AIの文章が間違っているというより、AIには社内事情が見えていないと考えると分かりやすいでしょう。
確認前なら、約束しない表現へ変える
まだ対応期限を確認できていない場合は、確定したように書かないことが大切です。
たとえば、次のように修正できます。
修正前：
本日中に対応いたします。
修正後：
社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします。
これなら、すぐに対応すると約束せず、確認してから回答することを伝えられます。
期限を伝える必要がある場合も、AIに決めてもらうのではなく、担当者や社内スケジュールを確認してから記載しましょう。
AIには「下書き」を任せ、約束は人が判断する
AIは返信文の下書きや文章の整理に役立ちます。ただし、納期、対応範囲、保証など、相手との約束になる部分は人が判断する必要があります。
送信前の確認を難しく考える必要はありません。
社内で確認していないことを、約束していないか。
まずは、この一点を見るだけでも、AI返信による余計なトラブルを減らしやすくなります。
まとめ
AIが作った返信は、丁寧だからといって、そのまま送ってよいとは限りません。社内で決まっていない期限や対応内容が、確定事項のように書かれている場合があります。
まずは送信ボタンを押す前に、約束になる表現が入っていないか確認してみてください。
AIには文章作成を手伝ってもらい、相手に何を約束するかは自分で決める。この分け方が、仕事でAIを安心して使うための基本になります。
コメント