パソコンからすぐ呼び出せる常駐型のAIは、調べものや文章作成を素早く始められて便利です。
しかし、AIへの質問内容には注意していても、そのとき開いている画面までは確認していないことがあります。顧客名や社内情報を表示したまま、画面を参照できるAI機能を呼び出していないでしょうか。
AIを使う前に確認したいのは、「何を質問するか」だけではありません。
常駐AIは質問内容だけを見るとは限らない
ここでいう常駐AIとは、パソコン上からすぐ呼び出せるAIアシスタントのことです。
製品や設定によっては、現在の画面、選択したウィンドウ、開いている資料などを参照しながら質問に答えられます。操作を説明しなくても画面の状況を理解してもらえるため、エラーの相談や文章の要約などに便利です。
一方で、画面に表示されている情報のすべてが、今回の質問に必要とは限りません。
AIが参照できる範囲や、情報がどのように処理されるかは、製品、機能、権限、契約、設定によって異なります。そのため、「このAIなら何も見えない」「質問文以外は関係ない」と決めつけないことが大切です。
顧客名入りの見積もりを開いていませんか
たとえば、メールの文章を短くするためにAIを呼び出す場面を考えてみましょう。
画面の後ろでは、顧客名入りの見積もり表を開いています。しかし、AIへ依頼したいのはメール文章の要約だけです。
この場合、見積もり表は質問に必要ありません。画面を参照する機能が有効なら、見せる必要のない情報まで処理対象に含まれる可能性があります。
「AIに何を見せたいか」だけではなく、「いま見せなくてよいものは何か」という視点も必要です。
判断基準は「今回の質問に必要か」
常駐AIを呼び出す前の判断基準は、一つで十分です。
画面にある情報は、今回の質問に必要か
質問に必要でなければ、その画面を閉じてからAIを呼び出します。
毎回すべての資料を細かく確認する必要はありません。まず現在の画面を見て、質問と関係のない顧客情報や社内資料が開かれていないかを確認します。
この短い確認を習慣にすれば、AIの便利さを保ちながら、余計な情報を渡すミスを減らせます。
画面参照の設定も一度確認しておく
常駐AIの画面参照範囲は、サービスごとに異なります。
利用前に、次の点を公式の案内や社内ルールで確認しておくと安心です。
- AIが参照するのは現在の画面か、選択した範囲だけか
- 画面参照をオン・オフできるか
- 仕事の情報を入力してよいサービスか
- 組織の契約や管理設定では、データがどう扱われるか
個人の判断だけで進めず、会社で利用ルールが定められている場合は、そのルールを優先してください。
まとめ
常駐AIを仕事で利用するときは、質問文だけでなく、現在開いている画面にも目を向ける必要があります。
覚えておきたい判断基準は、「その情報が今回の質問に必要か」です。必要のない画面は閉じてから、AIを呼び出しましょう。
まずは次にAIを使うとき、呼び出す直前に画面を一度見るところから始めてみてください。
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